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Arndt Schmidtmayer: Agile Zielsystematik OKR: gerade in schwierigen Zeiten wie diesen (Covid-19)

Es ist schon erstaunlich und bewundernswert, wie Menschen – zumindest viele, die ich kenne und mit denen ich zusammenarbeiten darf – flexibel durch die Ausgangssperre bedingt von zuhause arbeiten und sich in dieser neuen Situation einer Masse an neuen virtuellen Tools erfolgreich bedienen (wie u.a. Zoom, Miro, Mural, Google Hangouts oder Jamboards), auch wenn dies recht herausfordernd und anstrengend ist.

Was zudem für Mitarbeiter und Unternehmen weiterhin wichtig bleibt oder sogar noch wichtiger wird, sind die kurzfristigeren, gemeinsam erarbeiteten Ziele oder Objectives & Key Results (OKR), wie sie Axel Springer, Roche, Vision11 und viele andere (auch meiner Kunden) nutzen. Mit den 3-Monats-Zyklen (anstatt 12 Monate Jahresziele) können alle viel agiler und besser auf Situationen wie die weltweite Corona Pandemie eingehen und bieten gleichzeitig eine Gewissheit und planerischen Halt in herausfordernden Zeiten mit heftigen Einschnitten…

Auch wenn von Intels CEO Andy Grove vor vielen Jahrzehnten erfunden und erfolgreich eingesetzt, wird diese Methode sowieso bereits in der dynamischen VUCA-Welt aber auch in besonderen Zeiten wie diesen immer nachgefragter.

Was ist der herausragende Nutzen der OKR-Systematik in Zeiten wie diesen:

  1. Eine gewisse Orientierung, Stabilität und Sicherheit für die nächsten 90 Tage
  2. Eine vom Team gemeinsam erarbeitete Fokussierung bzw. Priorisierung
  3. Eine Breite an Anpassungsmöglichkeiten u.a. über die Midterm Reviews
  4. Eine strukturierte Transparenz für jeden, damit alle auf dem gleichen Stand sind
  5. Eine stärkere hierarchie- und siloübergreifende Zusammenarbeit
  6. Eine Möglichkeit, sich auch virtuell über das Web zu den OKR-Sets auszutauschen (ich durfte viele erfolgreiche online OKR Sessions in den letzten Wochen steuern)
  7. Eine gesteigerte Zukunftsfähigkeit des Teams bzw. des Bereiches und Unternehmens

Natürlich bleibt das Framework OKR kein Zauberstab und kann bestehende organisationale, prozessuale, finanzielle, personelle und auch kulturelle Missstände nicht einfach verschwinden lassen.

Im Gegenteil sogar: OKR benötigt (ähnlich wie andere agile Frameworks) ein teamorientiertes, lernendes und agiles (nicht-bürokratisches) Mindset und gleichzeitig die Einhaltung gewisser Standards und Bestandteile wie einer Retrospektive ähnlich dem Scrum-Prozess – ohne dabei zu aufwendig gestaltet zu werden. Bestenfalls werden die OKR-Prozesse in existierende Teammeetings integriert wie wöchentlicher Teamaustausch oder quartalsmäßige Strategietreffen. Wie ein Teamleiter mir gestand: „Seit wir das OKR-Set in unseren wöchentlichen Teammeetings nutzen, sind diese viel effektiver & effizienter.“

Dabei sind folgende vier wichtigen Schritte im OKR Zyklus zu berücksichtigen:

(1) Planung der neuen Ziele & Schlüsselergebnisse (OKRs) vor Beginn des neuen Quartals

(2) Quick Updates in (bestehenden) Teammeetings alle 1-2 Wochen

(3) Midterm Check inklusive möglicher Umpriorisierungen zur Halbzeit (ca. Woche Nr. 6)

(4) Review & Retrospektive am Ende des Quartals, um andauernd Learnings zu nutzen

 

Die OKR-Leinwand oder ‚neudeutsch‘ das OKR-Canvas hilft nicht nur, systematisch die Ziele- Post-Its (live oder virtuell) zu platzieren, sondern zeigt ebenfalls den Zyklus plus wichtige Kriterien der qualitativ zielführenden Formulierung der OKRs (‚Qualitätskriterien‘) wie z.B.

– Die Objectives passen zur Vision und Mission und beschreiben eine inspirierende Wirkung.

– Die Key Results sind klassisch SMART formuliert (Spezifisch, Messbar, Ambitioniert, Realistisch und Terminiert).

– Die Lead Initiativen & Lag Ergebnisse in den Key Results sind als ‚Stretch-Goals‘ definiert, d.h. 75% Erfüllung ist bereits ‚gut‘ (schwierig bei Verknüpfung an Bonus).

– Für die Key Results gilt das MECE-Prinzip von McKinsey: sie sollten ‚mutually exclusive‘ sein, also keine Überlappungen darstellen, und ‚collectively exhaustive‘, d.h. die gesamten KRs eines Os sollten dieses auch erfüllen können.

 

OKR Canvas – inklusive Beschreibung des OKR Kreislaufs und der Qualitätskriterien

Das bedeutet in der Tat, dass es nicht ganz trivial ist, eine Organisation zur wirklich erfolgreichen Umsetzung des OKR Framework zu führen, da es mehr als nur eine Methode darstellt.

Wie in jeder (agilen) Transformation helfen insbesondere:

– Das Committment der Top Führungskräfte, um vorbildhaft die Mannschaft für diese neue OKR Systematik zu begeistern

– Ein ‚phased approach‘ (nicht alle Abteilungen und Bereiche auf einmal für Unternehmen größer 100 Mitarbeiter), um die Organisation nicht zu überfordern

– Spannende pragmatische OKR Einführungsworkshops mit Input und Übungen für alle Beteiligte, um ein gemeinsames korrektes Verständnis sicherzustellen

– Nachhaltige Unterstützung durch OKR Champions auf Team- und auf Bereichsebene, welche die passende Umsetzung begleiten und voneinander lernen

 

Viel Erfolg bei der Nutzung von OKR respektive des OKR-Canvasses!

Profil von Arndt Schmidtmayer

 

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